电子发票怎么申请流程(电子发票申请流程)

1.完成税务登记与票种核定

这是最基本的前提。纳税人必须首先在主管税务机关完成税务登记，成为合法的纳税主体。随后，需要向税务机关申请“电子发票”的票种核定。这意味着您需要向税务局提交申请，经审核批准后，获得开具电子发票的资格。申请时通常需要确定单张发票的开票限额（如万元版、十万元版等）和每月或每季度的领用数量。此步骤通常可通过电子税务局线上办理或前往办税服务厅现场办理。

2.选择并接入电子发票服务平台

获得资质后，您需要选择一个电子发票服务平台来实际承载发票的开具、交付和存储。主要选择有：

• 税务UKey与增值税发票综合服务平台： 这是目前最主流的方式。纳税人向税务机关申领税务UKey（一种专用的安全介质），将其插入电脑，登录国家统一的“增值税发票综合服务平台”即可开具增值税电子普通发票和电子专用发票。此方式权威、免费，但需要自行配置电脑环境。
• 第三方服务平台： 市场上有多家经税务局授权的第三方电子发票服务商（如航天信息、百望云等）。它们提供更丰富的功能，如与企业的ERP、收银系统直接对接、自动化开票、批量处理、数据深度分析等，通常按年或按量收取服务费，适合开票量大的企业。
• 自建平台对接： 对于有强大技术能力的大型集团企业，可以按照国家统一的技术规范，自建电子发票系统并与税务局的系统进行直连。

易搜职考网提醒，对于大多数中小企业，从税务UKey起步是成本最低的选择，随着业务发展再考虑功能更集成的第三方服务。

1.设备与环境准备

• 准备一台可连接互联网的Windows系统电脑。
• 从税务机关申领税务UKey。
• 在电脑上安装税务UKey的驱动程序及“增值税发票开票软件（税务UKey版）”。相关软件通常在电子税务局官网提供下载。

2.登录与初始设置

将税务UKey插入电脑USB口，启动开票软件，输入UKey密码登录。首次登录需要进行一些初始设置，包括：

• 设置管理员密码。
• 上传企业基本信息及发票专用章电子签章（需提前在公安机关备案的合规电子签章）。
• 从税务局端“下载”已核定的电子发票信息，完成发票库存申领。

3.开具发票

进入“发票填开”模块，选择“增值税电子普通发票”或“增值税电子专用发票”。在打开的发票填写界面中，准确录入以下核心信息：

• 购买方信息： 对于普票，可只填写名称和纳税人识别号；对于专票，必须完整、准确地填写名称、纳税人识别号、地址电话、开户行及账号。
• 商品或应税劳务信息： 需从预先设定的税收分类编码库中选择对应的商品或服务名称，填写规格型号、单位、数量、单价和金额。系统会自动计算税额和价税合计。
• 其他信息： 核对税率、销售方信息（系统自动带出）等。

确认所有信息无误后，点击“开具”按钮。系统会生成一个唯一的发票号码，并将发票数据上传至税务局系统进行验证。验证通过后，一张正式的电子发票就生成了，其法律效力即刻生效。

1.开票方的交付方式

• 邮件交付： 在开票软件中直接输入购买方的电子邮箱地址，系统会将发票PDF或OFD版式文件及包含发票信息的XML结构化数据文件发送至该邮箱。
• 短信链接交付： 输入购买方手机号码，系统会发送一条包含发票查看和下载链接的短信。
• 二维码交付： 开票后生成一个二维码，购买方扫码即可获取发票。
• API接口直推： 对于B2B业务或平台型企业，可通过系统接口将电子发票数据直接推送给购买方的企业财务系统或指定接收平台。

易搜职考网注意到，在实际业务中，许多企业会将电子发票交付功能整合到自己的客户系统、购物网站或公众号中，为客户提供无缝体验。

2.受票方的获取与查验

作为购买方（受票方），获取电子发票的途径取决于开票方采用的交付方式。收到邮件、短信或扫描二维码后，即可获得电子发票文件。为确保收到的电子发票真实有效，防止伪造，必须进行查验：

• 全国增值税发票查验平台： 这是国家税务总局官方提供的唯一权威查验渠道。登录平台网站，输入发票代码、发票号码、开票日期和价税合计金额等信息，即可查询到该张发票的详细状态，确认其真伪。
• 第三方工具查验： 一些财务软件或APP也集成了官方的查验接口，方便批量或移动查验。

查验无误后，受票方即可将电子发票文件（通常是OFD或PDF格式）用于记账、报销或抵扣。对于增值税电子专用发票，其抵扣勾选确认流程同样在“增值税发票综合服务平台”上完成。

1.归档要求

单位以电子发票的PDF、OFD等版式文件报销入账归档的，必须同时保存该电子发票的XML格式结构化数据文件（因其包含了完整的源数据），确保归档电子发票的来源可靠、程序规范、要素合规。简单来说，不能只保存一张图片或PDF，必须保存其“数据内核”。

2.保存方式

• 本地存储： 在单位内部的服务器或存储设备上建立规范的目录结构进行保存。这种方式成本较低，但安全性、长期可读性和管理便捷性面临挑战。
• 专业电子档案系统： 使用符合国家标准的电子会计档案管理系统进行存储和管理。系统能确保电子发票的完整性、安全性和长期可读性，并支持高效的检索、调阅和审计，是在以后发展的方向。
• 云存储服务： 选择可信赖的云服务提供商进行存储，但需确保其符合我国的数据安全和档案管理法规。

无论采用何种方式，都必须建立完善的内部管理制度，确保电子会计凭证从接收、报销、入账到归档的全过程可追溯、防篡改、防丢失。易搜职考网认为，随着全电发票（全面数字化的电子发票）的试点与推广，在以后发票数据将更多地以标准化数据流形式存在，对企业的财务数字化和档案管理能力提出了更高要求。